時間を｢うまく使う人｣と｢追われる人｣の習慣

今回は滝井いづみさんの著書「時間を｢うまく使う人｣と｢追われる人｣の習慣」をご紹介します。

著者の滝井いづみさんは、時間の使い方、コミュニケーション、習慣づくりを専門に様々なビジネスパーソンを支援されているタイムマネジメントコーチとして活躍されています。

そんな著者のコーチングは、“時短テクニック”より“価値観ベースで時間設計”を重視してくれ、単に時間を効率化するのではなく、「どう生きたいか」から逆算した時間術を提唱してくれるため、支援者から“実践的で寄り添うスタイルで次回が待ち遠しいコーチング”と評されています。

そんな著者がまさに自分の価値観に沿って時間を選び取る力の重要性や方法を提唱してくれているのが本書となります。

セルフマネジメントすることでタイムマネジメントするイメージです😊

本書ではセルフマネジメント能力によって「時間を上手く使う人」と「時間に追われる人」に分かれることから、その違いを「思考編」「スケジュール管理編」「ムダとり・時短編」「効率アップ編」「環境・仕組みづくり編」「メンタル編」「人生編」の７つの章に分けて紹介してくれています。

それでは各章の概要について、少しだけご紹介します。

１．思考編

本章では時間を上手く使う人と時間い追われる人の思考の違いを整理しています。

結論としては、時間の使い方は“考え方のクセ”で決まると言うことです。

時間を上手く使う人

時間に追われる人

【目的思考】 ・まず「何のためにやるのか」を考える ・目的 → 行動の順で決める ・タスクの優先順位が自然に明確になる ＊目的を持つと劇的に時間の質が変わる 【選択思考】 ・「やらないこと」を決める ・自分の時間を“選び取る”感覚 ・断る・手放す・任せるが自然にできる ＊時間は「増やす」より「守る」ほうが効果大 【余白思考】 ・スケジュールにバッファを入れる ・予期せぬことが起きても崩れない ・心の余裕が生まれ、判断力が上がる ＊余白は「贅沢」ではなく「戦略」 【俯瞰思考】 ・1日の流れ・1週間の流れを俯瞰 ・タスクの大きさを把握し、分割して扱う ・長期的な成果につながる行動を優先 ＊俯瞰できる人は「忙しいのに成果が出る」 【改善思考】 ・予定 vs 実績」を比較して改善 ・自分のクセを理解し、修正する ・時間の精度がどんどん上がる ＊時間術は“スキル”。改善すれば必ず伸びる 【価値観思考】 ・「自分がどう生きたいか」から時間を決める ・やることがシンプルになる ・満足度が高い時間を過ごせる ＊価値観が明確だと、迷いが減り、時間が整う。

【反応思考】 ・目の前のタスクに反応して動く ・ “やること”が目的化し、忙しさに流される ・優先順位が曖昧で、後回しが増える 【受動思考】 ・依頼を断れない ・“やらなきゃ”が増え続ける ・自分の時間が奪われていく 【詰め込み思考】 ・少しの遅れが連鎖して崩壊 ・焦り・ストレスが増える ・“常に追われている感覚”が続く 【近視眼思考】 ・緊急タスクに振り回される ・大きなタスクを後回しにして詰む ・長期的な成長につながらない 【同じ失敗の繰り返し】 ・同じミスを繰り返す ・時間の見積もりが永遠に上達しない 【義務思考】 ・「やらなきゃ」で時間が埋まる ・自分の人生なのに、他人の都合で動いている感覚

２．スケジュール管理編

この章では予定の立て方が時間の質を決めるという考え方です。

時間を上手く使う人

時間に追われる人

【“余白”を入れる】 ・予定の30％を“空白”として確保 ・移動時間・準備時間も含めて計算 ・突発対応が来ても崩れない ＊余白は「贅沢」ではなく「戦略的なバッファ」 【大きなタスクは分割】 ・タスクを細かく分けて、1つずつ処理 ・「着手のハードル」が下がる ・進捗が見えやすく、達成感が増える ＊分割は「時間管理の筋トレ」 【時間を分ける】 ・午前中やエネルギーが高い時間に集中タスク ・午後や疲れた時間帯は軽作業 ・1日のリズムを理解して使い分ける ＊「いつやるか」が「何をやるか」より重要なことも多い。 【“予定 vs 実績”を記録】 ・予定した時間と実際の時間を比較 ・自分の見積もりのクセを把握 ・毎週少しずつ精度が上がる ＊時間管理は“改善型スキル”。振り返りがないと上達しない。 【“やる時間”を決める】 ・「火曜の10:00〜10:30に資料作成」 ・時間をブロックして確保 ・先延ばしが激減 ＊“時間を確保する”ことが、行動の引き金になる。 【“やらない時間”もスケジュールに入れる】 ・休憩・移動・雑務の時間も予定化 ・休むことを前提にスケジュールを組む ・結果的に集中力が高く保たれる ＊休憩は“生産性を上げるための投資”。

【“詰め込む”】 ・予定をギチギチに詰める ・遅れが連鎖して1日が崩壊 ・常に焦り、疲れが蓄積 【大きなタスクも一度に】 ・タスクを“大きいまま”抱える ・どこから手をつけていいか分からず後回し ・締切直前にパニック 【とにかくやる】 ・重要タスクを疲れた時間にやろうとする ・集中できず、時間だけが溶ける ・結果、残業や持ち帰りが増える 【記録せず感覚重視】 ・記録しない ・同じミス（見積もりの甘さ）を繰り返す ・いつまでも時間が読めない 【“やる日”を決める】 ・「火曜にやる」「今週中にやる」 ・具体性がなく、後回しの温床 ・結局、締切直前に慌てる 【やる時間のみスケジュール化】 ・休憩を削って頑張ろうとする ・逆に生産性が落ちる ・疲労が蓄積してミスが増える

３．ムダとり・時短編

この章では、時短に関することが記載されていますが、他の時短本と異なるところは全部を速くやる必要はなく、ムダを減らせば、勝手に時間は生まれるという考え方です。

時間を短縮しようとすると焦りが生まれ、ミスが増え、その結果、余計に時間が掛かってしまうことがありますが、無駄を省けば自ずと時間は生まれます。

時間を上手く使う人

時間に追われる人

【“全部を効率化”しようとしない】 ・時短の対象を“選ぶ” ・効果が大きい部分だけ効率化 ・「やらない」「減らす」を優先する ＊時短は“選択の技術”。全部を速くするのは不可能。 【ムダの正体を“見える化”する】 ・1日の行動を記録してムダを把握 ・「やらなくていいこと」を特定 ・行動のクセを理解して改善 ＊ムダは“気づく”だけで半分なくなる。 【判断コストを減らす（仕組み化】 ・ルーティン化して迷う時間をゼロに ・物の置き場所・デジタル環境を固定 ・「考えなくてもできる」状態を作る ＊“迷う時間”は最大のムダ。 【「やらないことリスト」を持つ】 やらないことを明確に決める 断る基準ができる 時間の浪費が激減 ＊やらないことを決めると、やるべきことが自然に浮かぶ。 【“完璧”を手放す】 ・80％で十分なタスクは80％で終える ・完璧にするべき部分だけ丁寧に ・労力の配分がうまい ＊完璧主義は最大の時間泥棒 【“まとめ作業”で時短する】 ・同じ種類の作業をまとめて処理 ・メール返信・事務作業・買い物などを一括 ・切り替えコストを最小化 ＊“まとめる”だけで、1日の効率は跳ね上がる。

【全部を効率化しようとする】 ・すべてを速くやろうとして疲弊 ・効果の薄い部分に時間を使う ・結果、忙しさが変わらない 【後先考えず行動する】 ・何がムダか分からないまま動く ・気づかないうちに時間が漏れる ・同じ失敗を繰り返す 【その都度、判断】 ・毎回判断して疲れる ・探し物が多い ・同じことに何度も時間を取られる 【「やることリスト」を持つ】 ・何でも引き受けてしまう ・優先順位が崩れる ・自分の時間が奪われ続ける 【“完璧”を求める】 ・すべてを完璧にしようとする ・時間が足りず、他のタスクが崩壊 ・自分を追い込む悪循環 【個別作業で選択疲れ】 ・タスクをバラバラに処理 ・切り替えが多く、集中が途切れる ・時間が細切れになり、成果が出ない

４．効率アップ編

この章では、単に“速くやる”のではなく、集中できる環境と流れを整え、「集中力と作業の質を上げる仕組みをつくる」ことの重要性を説いています。

時間を上手く使う人

時間に追われる人

【集中できる環境をつくり】 ・机の上を整え、視界のノイズを減らす ・スマホ通知を切る ・作業前に必要なものを揃えておく ・デジタル環境（フォルダ・アプリ）も整理 ＊環境を整えるだけで、集中力は“自然に”上がる。 【「やること」を1つに絞る（シングルタスク ）】 ・1つのタスクに集中 ・切り替えコストを最小化 ・作業スピードと質が上がる ＊脳はマルチタスクが苦手。“同時進行”は効率を下げる。 【作業の“入り口”を軽くする】 ・「最初の1分でできる行動」を決める ・例：資料作成なら「ファイルを開く」だけ ・着手のハードルを極限まで下げる ＊“始める”が一番エネルギーを使う。入り口を軽くすれば、自然に動ける。 【時間を区切って集中する（ポモドーロ的発想）】 ・25分集中 → 5分休憩など、時間を区切る ・集中のメリハリがつく ・疲れにくく、長時間の作業も持続 ＊“短い集中 × 休憩”が最も効率が良い。 【「やる順番」を工夫する】 ・朝は頭を使うタスク ・午後は軽作業 ・自分のリズムに合わせて順番を最適化 ＊効率は“順番”で決まる。 【“完了の基準”を決めてから作業する】 ・「どこまでやればOKか」を先に決める ・例：資料なら「3つのポイントが伝わればOK」 ・迷いが減り、作業が早く終わる ＊基準があると、作業は“迷いなく”進む。

【環境に拘らない】 ・散らかった環境で作業 ・通知に反応して集中が途切れる ・探し物が多く、作業が中断 【マルチタスク】 ・マルチタスクであれこれ同時にやる ・集中が分散し、ミスが増える ・結果的に時間がかかる 【最初から完璧を求める】 ・完璧にやろうとして着手が遅れる ・先延ばしが習慣化 ・締切前に焦る 【疲れたら休憩】 ・休憩を取らずにダラダラ続ける ・集中が切れて効率が落ちる ・結果的に時間が伸びる 【手を付けやすいものからやる】 ・重要タスクを疲れた時間にやる ・集中できず、時間だけが溶ける 【曖昧なまま作業する】 ・ゴールが曖昧なまま作業 ・どこまでやればいいか分からず時間がかかる

５．環境・仕組みづくり編

この章では、時間管理は“意志力”ではなく“環境と仕組み”で決まることにフォーカスを当て、“頑張らなくても自然にうまくいく環境”を整える方法を紹介してくれています。

時間を上手く使う人

時間に追われる人

【環境を整える（物理 × デジタル】 ・机の上を整え、視界のノイズを減らす ・よく使うものは“定位置”を決める ・PC・スマホのフォルダ構造をシンプルに ・通知を必要最小限に絞る ＊環境は“集中力の土台”。整えるだけで作業効率が自然に上がる。 【仕組み化で“迷う時間”をゼロにする】 ・ルーティン化して判断コストを減らす ・朝の準備・メール処理・片付けなどをパターン化 ・「考えなくてもできる」状態をつくる ＊仕組み化は“自分をラクにするための投資”。 【“自動化できるもの”は自動化する】 ・定期購入・定期支払いを自動化 ・スケジュールのリマインダーを活用 ・ルーチンワークはテンプレ化 ＊自動化は“時間の固定費削減”。 【“やる前の準備”を仕組みにする】 ・作業前に必要なものを揃える ・ランニングなら前日にウェアをセット ・仕事なら資料・データをまとめておく ＊準備は“集中のスイッチ”。 【“終わりの儀式”をつくる】 ・仕事の終わりに机を整える ・翌日のタスクを3つだけ書く ・デジタル環境も軽く整理 ＊終わり方を整えると、次のスタートが劇的に軽くなる。 【“疲れにくい環境”をつくる】 ・姿勢・椅子・照明など身体的環境を最適化 ・集中が切れたら短い休憩を入れる ・水分補給や軽いストレッチを習慣化 ＊疲れは“最大の時間泥棒”。

【環境に拘らない】 ・散らかった環境で作業 ・探し物が多く、集中が途切れる ・デジタル環境が混乱している 【都度、判断する】 ・毎回やり方を考える ・その場の気分で動く ・判断疲れが溜まり、集中力が落ちる 【手動主体】 ・毎回手動でやる ・忘れ物・抜け漏れが発生 ・同じ作業に時間を奪われ続ける 【作業しながら準備】 ・作業中に準備を始める ・中断が増えて集中が切れる 【儀式を作らない】 ・片付けずに終わる ・翌日、混乱した状態からスタート ・1日のリズムが乱れる 【気合で乗り切る】 ・無理に頑張り続ける ・疲労で判断力が落ちる ・ミスが増えて時間を失う

６．メンタル編

この章では、心の状態が時間の使い方を決めることにフォーカスを当て、心の余裕をつくる習慣を紹介してくれています。

時間を上手く使う人

時間に追われる人

【“焦り”をコントロールする】 ・焦りを感じたら一度立ち止まる ・深呼吸・短い休憩でリセット ・「今できる最小の一歩」に意識を戻す ＊焦りは“時間の錯覚”を生む。落ち着くと、時間の見え方が変わる。 【“できていない自分”を責めない】 ・できなかった日は「原因」を分析 ・自分を責めず、改善にフォーカス ・行動が継続しやすくなる ＊自己否定は“行動エネルギー”を奪う最大の敵。 【“完璧主義”を手放す】 ・80％で十分なタスクは80％で終える ・完璧にすべき部分だけ丁寧に ・力の配分がうまい ＊完璧主義は“時間と心の余裕”を奪う。 【“自分のペース”を理解する】 ・朝型・夜型など、自分のリズムを把握 ・集中できる時間帯に重要タスクを配置 ・無理のないペースで動く ＊自分のペースを知ることは“メンタルの安定剤”。 【“やらされ感”を減らす】 ・タスクの“意味”を自分で再定義 ・「これは自分の成長につながる」と捉え直す ・主体性が生まれ、ストレスが減る ＊意味づけが変わると、同じ作業でも心の負担が軽くなる。 【“余白”を心に持つ】 スケジュールに余白を入れる 心の余裕が生まれ、判断力が上がる 突発対応にも落ち着いて対処できる ＊心の余白は“時間の余白”から生まれる。

【焦ったまま作業】 ・焦りのまま動き続ける ・判断が雑になり、ミスが増える ・さらに焦って悪循環 【自責思考】 ・できなかった自分を責める ・自信が下がり、行動が止まる ・先延ばしが増える 【完璧主義】 ・すべてを完璧にしようとする ・時間が足りず、他のタスクが崩壊 ・自分を追い込む 【他人のペースに巻き込まれる】 ・他人のペースに合わせて疲弊 ・自分のリズムを無視して効率が落ちる 【“やらされ感”で動く】 ・「やらされている」と感じる ・モチベーションが下がり、集中できない 【“余白”が心にがない】 ・予定を詰め込みすぎる ・心の余裕がゼロになり、イライラ・焦りが増える

７．人生編

最終章の人生編では、時間の使い方がそのまま人生の使い方になるという本書のメッセージを送ってくれています。

時間を上手く使う人

時間に追われる人

【“どう生きたいか”を先に決める】 ・人生の価値観・大事にしたいものを明確にする ・その価値観に沿って時間を配分 ・行動がブレず、満足度が高い ＊人生の軸があると、時間の選択が一気にシンプルになる。 【“やりたいこと”を後回しにしない】 ・小さくても「やりたいこと」を日常に組み込む ・未来のための時間を確保 ・自分の人生を生きている感覚が強まる ＊やりたいことは“先に時間を確保する”のが鉄則。 【“選択”が人生をつくると理解する】 ・何をやるか、何をやらないかを意識的に選ぶ ・選択の積み重ねが人生を形づくると理解 ・主体的に生きられる ＊人生は“選択の総量”。時間の選び方が人生の質を決める。 【“余白”を人生にもつくる】 ・予定を詰め込みすぎない ・心の余裕が生まれ、人生の満足度が上がる ・新しい挑戦や出会いが入り込むスペースができる ＊余白は“人生の伸びしろ”。 【“習慣”が人生を変えると知っている】 ・小さな習慣を積み重ねる ・行動が自動化され、人生が安定して前進 ・長期的な成果が出る ＊人生を変えるのは“1日の小さな習慣”。 【“自分の人生を生きている”という感覚を大切にする】 ・自分で選び、自分で決める ・他人の評価より、自分の満足度を重視 ・日々の時間が“自分の人生”につながっている ＊時間の主導権を取り戻すことが、人生の主導権を取り戻すこと。

【他人の期待や依頼を優先】 ・目の前のタスクに反応して生きる ・他人の期待や依頼に流される ・忙しいのに満足感がない 【やりたいことを後回し】 ・「落ち着いたらやる」と言い続ける ・結局、何年も実現しない ・自分の人生が後回しになる 【何となく人生を過ごす】 ・なんとなく時間が過ぎていく ・他人の都合で動き続ける ・気づいたら望まない方向に進んでいる 【人生に余白が無い】 ・スケジュールが常にパンパン ・心の余裕がなく、人生が“作業化”する ・新しいことに挑戦する余力がない 【習慣がない】 ・気分で動く ・継続できず、成果が出ない ・自己効力感が下がる 【他人軸中心】 ・他人の期待に応え続ける ・自分の人生なのに、誰かのために消耗 ・充実感が薄い

一度しかない自分の人生は、やっぱり自分の思うように生きたいですよね。

社会に出ると自分の思い通りに生きれないという壁にぶち当たり、他人軸や惰性で人生を棒に振り、死ぬ直前で後悔する。

本書は自分自身が死ぬ間際で後悔しないよう自分の人生を自分の価値観に沿って生きるための書籍となっていますので、是非、何だか自分の人生にモヤモヤしている方は手に取ってお読みください。

きっとこれから進むべきロードマップが見えてくると思います😊

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